Een business case opzetten voor een project of programma wordt vaak gezien als een verplichte, ingewikkelde en tijdrovende stap. Zeg maar gerust: een moetje. Zodra het budget binnen is en het programma op stoom is, verdwijnt de business case vaak ergens onder in een la. Maar niet iedereen beseft dat dit het startpunt is om het succes te kunnen laten zien.
In theorie snapt iedereen dat je onderweg de beoogde baten moet blijven volgen. Logisch, want als er iets fout gaat of niet volgens plan (wat meestal zo is), moet de oorspronkelijke business case opnieuw onder de loep.
In de praktijk? Tja, dan zijn de meesten blij als aan het einde van het liedje de mijlpalen gehaald zijn en het budget niet in de soep is gelopen. Maar het échte succes van een programma hangt af van het waarmaken van wat er beloofd is in de business case. Door de baten regelmatig in het vizier te houden, kun je meten hoe het gaat en eventueel bijsturen. Bijkomend voordeel is dat je de uitkomsten kunt gebruiken om te communiceren naar opdrachtgever en stakeholders.
Waarom het vaak misgaat en de business case niet gehaald wordt
Nou, dat komt vooral omdat is dat het eigenaarschap van de businesscase is verspreid over verschillende belanghebbenden, die allemaal een ander doel hebben, meestal hun eigen doel.
Voor de projectmanagers is die business case een horde die ze moeten nemen om het geld te fixen. Voor de afdeling financiën is de businesscase de waarheid om het project financieel te controleren en vooral kosten bij te houden. En dan is er ook het lijnmanagement voor wie projecten vaak gewoon weer één van de vele onderwerpen is waar ze op moeten sturen.
Een Value Officer is de perfecte eigenaar van batenmanagement
Naarmate de tijd verstrijkt en er nieuwe inzichten komen, kan er een kloof ontstaan tussen de oorspronkelijke businesscase en waar het programma daadwerkelijk aan werkt. Om ervoor te zorgen dat het programma daadwerkelijk impact heeft op de organisatie, is een overkoepelende mindset van waardecreatie nodig.
Wat nou als we een Value Officer benoemen om dat eigenaarschap van waardecreatie te regelen? Omdat waarde afhankelijk is van zoveel mensen, moet die Value Officer ervoor zorgen dat alles op z’n plek valt. Of het nu de financiële baas is, een knappe kop van de IT-afdeling of iemand anders, dat maakt niet uit. De Value Officer is verantwoordelijk voor het waardeproces en zorgt dat iedereen z’n rol speelt bij het maken van die business case.
Ook verzamelt een Value Officer gegevens en voegt ze samen voor het inzicht in of de bedachte baten wel echt worden binnengehaald. Als het programma vertraging oploopt of de plannen veranderen, moet die Value Officer de oorspronkelijke business case weer onder de loep nemen en regelmatig de uitkomsten delen met iedereen die het aangaat.
Zelf leren hoe je een business case opstelt die de basis is voor batenmanagement? Ik heb een e-book speciaal voor non-financials.
Hoi, ik ben Moniek 🙋🏻♀️
Ex-Strategy & Transformation-consultant; sinds 2019 zelfstandig adviseur en coach. Ik geef (online) workshops, 1-op-1 coaching en advies over hoe je aan de slag kunt met dit onderwerp als je meer grip wilt op je project of programma. Plan een kennismaking, dan overleggen we over wat ik voor jou en je organisatie kan doen.