De waarde van batenmanagement bij projecten

Een business case opzetten voor een project of programma wordt vaak gezien als een verplichte, ingewikkelde en tijdrovende stap – zeg maar een moetje. Zodra het budget binnen is en het programma op stoom is, verdwijnt de business case vaak ergens onder in een la. Maar niet iedereen beseft dat dit het belangrijkste instrument is om het succes van het programma te kunnen laten zien.

In theorie snapt iedereen dat je onderweg de beoogde baten moet blijven volgen. Logisch, want als er iets fout gaat of niet volgens plan (wat meestal zo is), moet de oorspronkelijke business case opnieuw onder de loep.

In de praktijk? Tja, dan zijn de meesten blij als aan het einde van het liedje de mijlpalen gehaald zijn en het budget niet in de soep is gelopen. Maar het échte succes van een programma hangt ook af van het waarmaken van wat er beloofd is in de business case. Door de beoogde baten regelmatig in het vizier te houden, kun je meten hoe het gaat en eventueel bijsturen. Bijkomend voordeel is dat je de uitkomsten kunt gebruiken om te communiceren naar opdrachtgever en stakeholders.

Waarom het vaak misgaat en de business case niet gehaald wordt?

Nou, dat komt vooral omdat is dat het eigenaarschap van de businesscase is verspreid over verschillende belanghebbenden, die allemaal een ander doel hebben, meestal hun eigen doel.

Voor de projectmanagers is die business case een horde die ze moeten nemen om het geld te fixen voordat het echte werk kan beginnen. Voor de afdeling financiën is de businesscase de waarheid om het project financieel te controleren, kosten bij te houden en ervoor te zorgen dat de CAPEX/OPEX-regels correct worden toegepast. En dan is er ook het lijnmanagement  voor wie projecten vaak gewoon weer een van de vele onderwerpen is waar ze op moeten bijsturen en waarop ze hun schaarse middelen op moeten inzetten.

Een Value Officer kan de kloof dichten

Naarmate de tijd verstrijkt en er nieuwe inzichten komen, kan er een kloof ontstaan tussen de oorspronkelijke businesscase en waar het programma daadwerkelijk aan werkt. Om ervoor te zorgen dat het programma daadwerkelijk impact heeft op de organisatie, is een overkoepelende mindset van waardecreatie nodig.

Wat nou als we een Value Officer benoemen om dat eigenaarschap van waardecreatie te regelen? Omdat waarde afhankelijk is van zoveel mensen, moet die Value Officer ervoor zorgen dat alles op z’n plek valt. Of het nu de financiële baas is, een knappe kop van de IT-afdeling of iemand anders, dat maakt niet uit. De Value Officer is verantwoordelijk voor het waardeproces en zorgt dat iedereen z’n rol speelt bij het maken van die business case en bij het ter discussie stellen van aannames.

Ook verzamelt een Value Officer gegevens en voegt ze samen om in de gaten te houden of de bedachte baten wel echt worden binnengehaald. Als het programma vertraging oploopt of de plannen veranderen, moet die Value Officer de oorspronkelijke business case weer onder de loep nemen en regelmatig de uitkomsten delen met iedereen die het aangaat. Batenmanagement betekent dus dat je weet wat iets waard is, meet dat die waarde gemaakt wordt en dat aan iedereen laat zien!

Meer lezen over kerngetallen in een Business Case? Download mijn GRATIS checklist Kengetallen Business Case! Of ga naar de webshop om te leren hoe je business case opstelt. Er is een e-book speciaal voor non-financials en eentje in het Engels voor mensen met meer financiële kennis !