Begin bij het doel

If you don’t know where you’re going, any road will take you there

Ik hoorde deze uitspraak voor het eerst toen ik als net-afgestudeerde bij Capgemini begon en meedeed aan de ‘onboarding’: een meerdaagse training waarin ik alle kneepjes van het adviesvak geleerd kreeg. Zonder doel kun je niet bepalen welke stappen je moet zetten.

En deze is blijven hangen. Ook nu nog -20 jaar later-  gebruik ik ‘m nog in gesprekken met bestuurders en projectmanagers. Eigenlijk heel simpel en logisch, maar het voor ogen houden van een doel blijkt toch niet zo gemakkelijk…

Innovatie en digitalisering worden vaak als doel gezien, en onder die vlag worden projectplannen gemaakt om bijvoorbeeld nieuwe software te implementeren of apps te ontwikkelen. Maar eigenlijk zijn innovatie en digitalisering middelen om iets bereiken: betere klantenservice of snellere afhandeling van transacties. En deze doelen zouden moeten bijdragen aan het hogere doel van de organisatie.

Je begint dus altijd met het strategische doel; het algemene beleidsdoel.

Dit vind je in de missie of visie van de organisatie, of in het jaarplan.

Hoe kom je van een doel naar een sterk projectplan?

Als het hogere doel duidelijk is, kun je dit doel verder afpellen. Naar operationele doelen,  beleidsdoelstellingen en interventiedoelen. Een project start zelden omdat het 1-op-1 bijdraagt aan het strategisch doel. Meestal wordt een project gestart om één of meerdere subdoelen te bereiken. Bedenk vervolgens wat er nodig is om deze subdoelen te bereiken. En dat kan best dat mooie nieuwe systeem zijn of die app 😀

In de consultancy gebruiken we de doelenhiërarchie of doelenboom als handige tool.

Ik gebruik dit plaatje vaak als voorbeeld. Door het maken van een dergelijke boom, kun je als projectmanager heel goed de complete context schetsen van jouw project. Je vertaalt het algemene (beleids)doel naar alle operationele doelen die je kunt bedenken. Zo heb je een structuur die overzicht geeft en samenhang; hiermee baken je af wat wel of juist niet in jouw projectplan thuishoort.

Als de boom staat, kun je heel gemakkelijk uitwerken wat je gaat doen om deze doelen te bereiken: welke activiteiten, in welke volgorde en door wie. En voilà, zo staat er in no-time een ruwe versie van een projectplan.

Kwantificeren: de financiële paragraaf van het projectplan

Een ander voordeel van een doelenboom is dat je op een gestructureerde manier naar je (sub)doelen kijkt, waardoor ook alternatieve routes inzichtelijk worden. Wellicht zijn er snellere of goedkopere manieren om hetzelfde doel te bereiken. 

Het maken van een hoog-over business case kan hierbij helpen. Door een ‘quick and dirty’ inschatting te maken van kosten èn baten, is het snel duidelijk of het plan haalbaar is. En waar mogelijkheden liggen om een andere aanpak te kiezen. Blijf jezelf de vraag stellen of de investering het waard is om het doel te bereiken. Vooral als het om maatschappelijke of niet-financiële waarde gaat, kan een alternatieve route die goedkoper is, interessant zijn.   

Batenmanagement

Een ander voordeel van het opstellen van de initiële business case, is dat dit meteen input is voor de financiële paragraaf van het projectplan. Doelstellingen kunnen gekwantificeerd worden: of dat nou in € of % is, of mate van CO2-reductie. Hier kan ook een ambitie of zelfs norm aan gekoppeld worden, waardoor de projectleider kan sturen op het bereiken van zijn projectdoelen.

Om batenmanagement in te richten ga je de (sub)doelen nog verder afpellen. Je gaat op zoek naar meetwaarden of prestatie-indicatoren. Bestaande reguliere management rapportages zijn vaak een goed startpunt. Maar omdat de data niet altijd (snel) beschikbaar is, kun je het ook omdraaien: Welke data is er, en welke inzichten zijn hieruit te halen?

Meer weten over de getallen die nodig zijn in een business case? Download hier gratis de checklist.

Zelf een business case leren maken? Je leert mijn simpele en effectieve aanpak in mijn e-book (link).