Geplaatst door 
Het hoe en waarom van een jaarplan in de PDCA-cyclus
De belangrijkste reden om een integraal jaarplan op te willen stellen is om te kunnen sturen op het bereiken van de doelen. Het is een basis om slimme te keuzes maken: middelen en mensen zijn (meestal) beperkt en moeten dus zo efficiënt mogelijk ingezet worden. Lerende organisaties hebben daarvoor vaak een Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus ingebouwd. Meestal is dat een jaarcyclus, maar kan bij rijks- of lokale overheid ook een 4-jaar-cyclus zijn. In projectmanagement kan dit ook maandelijks of per kwartaal ingezet worden.
“If you don’t know where you’re going any road will take you there”
Het begint altijd met het doel; je moet weten waar jouw organisatie voor aan de lat staat. Hiervoor kun je de visie en missie als leidraad nemen. In principe zouden die vrij statisch moeten zijn, maar natuurlijk zal deze af en toe geüpdate (moeten) worden.
Hoe kan zo’n PDCA dan werken?
In de PLAN fase gaat het om het vertalen doelen/ambities naar concrete maatregelen en activiteiten. Ook bepaal je met elkaar een meetmethode en normen. Dit doe je bijvoorbeeld in een jaarplan of projectplan.
In de DO fase gaat het vooral om het uitvoeren van het plan; de dagelijkse bezigheden die je bedacht hebt om het doel te gaan bereiken.
Bij de CHECK fase wordt het doelbereik daadwerkelijk gemeten. Dit kan door middel van dashboards of gewoon losse rapportages. Belangrijk is om regelmatig te evalueren: wat ging goed en wat kan beter?
Tenslotte gebruik je in de ACT-fase de geleerde lessen om bijstellingen te doen, dat kan zijn aan de doelen, maar ook aan activiteiten in het projectplan of de gekozen meetwaarde.
SMART formuleren van doelen in een jaarplan
Om dit allemaal mogelijk te maken is het belangrijk om in de PLAN fase je doelen SMART te formuleren:
Specifiek: Zorg ervoor dat je doelen duidelijk en concreet zijn geformuleerd. Iedereen moet hetzelfde beeld hebben bij wat er bereikt moet worden.
Meetbaar: Druk ze zoveel mogelijk uit in getallen. Dat hoeft echt niet alleen financieel of met ingewikkelde prestatie-indicatoren, maar kunnen ook percentages of aantallen zijn, of scores op een enquête. Belangrijk is dat je voortgang kunt bijhouden.
Actiegericht: Gebruik werkwoorden: wat moet je doen om de doelen te bereiken.
Realistisch: Zorg ervoor dat jouw doelen haalbaar zijn binnen de gegeven tijd en middelen. Stel eventueel een norm vast.
Tijdgebonden: Stel een duidelijke deadline voor het behalen van jouw doelen.
Ook hulp nodig? Ik geef (online) workshops, 1-op-1 coaching en advies over hoe je aan de slag kunt met dit onderwerp als je meer grip wilt op je organisatie. Stuur me een DM! Dan overleggen we over wat ik voor jou en je organisatie kan doen.